皆さんは、自分がミーティングを仕切る場合は、どのようなやり方をしますか？
ミーティング参加者は、同じ組織に属する人たちだけれど、初めて顔合わせをする人たち。ベテランもいれば、新人もいる。
国民性によっても、マルチな環境によるのかどうか、言葉が一つの言語によるのかどうかにも寄るでしょうし。少人数、大人数。 組織のそれぞれのやり方もあると思います。
私の場合は、上記色々な会議に参加をしてきて、自分でもリーダーとして色んな会議を仕切ってきて、実行しているやり方です。
１．目的、何のために集まるのかをグループに連絡する。
２．近くなったらリマインダーを送る
３．ミーティング時に先ずは自己紹介。他の人達にも自己紹介してもらう。
４．今回集まった目的を再度口頭で説明する。
５．プロジェクトやイベントなどのミーティングであれば、スケジュールを伝える。出来ればビジュアルでわかるように。週ごとなどのスケジュールを伝えらればベター。
６．それぞれの役割分担を決め、または決まっていれば、それぞれにお願いすることを伝える。
７．一方的に話す事はせず、区切りで必ず、個々の意見や質問などを聞く。
８．だらだらとは聞いていかない。いついつまでに、または誰々に確認して、回答すると伝える。
９．意見が強い人がいたり、話がそれがちになる人へは、個別に聞くよと別途、１On1の会議をセッティングするように促す。
１０．ミーティングをリードしながら、その場で書いていくなどする。
１１．再度、話したことをリピート。理解したかどうかの確認をする。
１２．最後に次に会う約束、メールでいついつまでにここまで調べてくれと参加者のそれぞれの役割でお願いする。
補足でいうと、今日のミーティングは１時間と決まっているので、そこまでにここまで今日は決めていくなど事前に伝えるのも重要。
何故、これを書いたかというと、海外では、意見を積極的に言ってくる人たちが多く、時にはミーティングが長くなりがちに。海外でリーダーシップを発揮、リーダーになりたい人たちはこのようなところも参考にしてもらえると良いかなと思って書かせてもらいました。
そして、真剣に話しつつも、最後には笑顔で、「このプロジェクト・イベント成功させよう！」と伝える。
是非、皆様の会議の進め方も教えて下さい！
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